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Offre d’emploi :

Asistant(e) de direction

MISSION PRINCIPALE

Le Château de Chimay recherche un(e) assistant(e) de direction motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre une équipe dynamique.

En tant qu’assistant(e) de direction, votre rôle principal consistera à fournir un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel pour faciliter le bon fonctionnement des activités touristiques et événementielles.

TACHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• 1/ Communication

  1.1 Externe

  • Mise à jour des sites web
  • Coordination des réseaux sociaux (avec une entreprise externe)
  • Mises à jour des sites web externes
  • Rédaction de newsletter
  • Affichage externes

  1.2 Interne

  • Notes de services

  2/ RH

  • Organisation travail étudiant
  • Suivi et rédaction des contrats étudiants
  • Suivi et rédaction des conventions de bénévolat

  3/ Events

  • Préparation administrative et logistique des events
  • Création des programmes des concerts
  • Rédaction des contrats des artistes
  • Déclarations Unisono

  4/ PECA (Programme d’éducation culturelle et artistique)

  • Dossiers subsides PECA
  • Contact avec les écoles
  • Organisation des activités
  • Suivi administratif

  5/ Secrétariat

  • Suivi des mails, du courrier, réponse au téléphone
  • Rédaction mails et courriers
  • Commandes de matériel
  • Préparer, suivre les réunions et les dossiers
  • Organiser la logistique, les plannings, les évènements

EXPERIENCE

Minimum 5 ans dans une fonction semblable

FORMATION

• Bachelier secrétariat, assistance de direction ou tourisme
• Français : niveau C2 expert
• Anglais : niveau B1 (fortement souhaité)
• Néerlandais : niveau B1 (souhaité)

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, …
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, …)
• Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l’archivage, au classement des documents
• Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
• Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
• Organiser et suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules…

SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX

• Motivation
• Sens des responsabilités
• Faculté d’adaptation
• Autonomie
• Fiabilité
• Acceptation de la critique
• Communication
• Efficacité

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Travail diversifié et enrichissant au sein d’une équipe dynamique dans un cadre enchanteur.

TYPE DE CONTRAT ET AVANTAGE

CDI sous condition APE

32h/semaine

CP 329.02 (hors barème)

DKV